Hành trình học bổng chính phủ Thuỵ Điển (SISGP) – Phần 4: Các giấy tờ khác (CV, Thư giới thiệu, Giấy chứng nhận)

Duyen Dinh

I. CV

Nhìn chung, CV là bản tóm tắt cá nhân, giúp cho hội đồng xét tuyển hiểu về bản thân bạn: bạn là ai, các thành tích và kinh nghiệm bạn đã có. Bài luận (Statement of Purpose – SoP) là bản tuyên bố cá nhân, giúp mọi người hiểu được đằng sau những thành tích của bạn là những câu chuyện, lý do, động lực nào. Còn Thư giới thiệu (Letter of Recommendation – LoR) là những đánh giá khách quan của những người xung quanh bạn, tốt nhất là những người đã theo sát bạn đủ sâu và đủ lâu để có thể hiểu về bạn, và giới thiệu/ đánh giá bạn gửi đến hội đồng xét tuyển.

Đầu tiên, làm thế nào để viết một CV chuẩn – chỉnh?

Ứng tuyển SISGP sẽ dùng mẫu CV do SI quy định, và được upload trên hệ thống theo từng năm. Nhưng nhìn chung, mẫu của SI sẽ bám vào các phần cơ bản của các mẫu CV thông thường (như mình nộp các học bổng Châu Âu dùng mẫu Europass).

Phần 1: Thông tin cá nhân (Personal Information)

Phần này chủ yếu các bạn cung cấp các thông tin sau: Họ tên, Địa chỉ (liên lạc), Số tiện thoại, Email, Ngày sinh, Giới tính, Quốc tịch.

Phần 2: Kinh nghiệm làm việc (Work Experiences)

  • Nếu có quá nhiều kinh nghiệm làm việc thì nên đưa vào các công việc làm thời gian dài/ các vị trí quan trọng. Tránh đưa vào CV hàng loạt các vị trí thực tập, làm thêm không liên quan.
  • Từng vị trí công việc, các bạn có thể bổ sung thêm:
    • Tóm tắt vai trò và các công việc;
    • Thành tích nổi bật nhất .
  • Các công việc đưa vào trong CV cần thống nhất/ giống với Work/ Leadership Experiences Form (Giấy chứng nhận Kinh nghiệm làm việc/ lãnh đạo) mà các bạn nộp trong bộ hồ sơ.
  • Đối với SISGP CV, từng vị trí cần thêm thông tin về: ngành (industry), mô tả ngắn gọn về công ty, và công việc của bạn liên quan đến mục tiêu phát triển bền vững (SDG) nào.

Phần 3: Học tập (Education and Training)

  • Đại học:
    • Nên đưa ra một số môn chuyên ngành của chương trình học hoặc một số môn học yêu cầu của ngành học thạc sĩ, kĩ năng yêu cầu (skills accquired);
    • GPA, nếu điểm mức giỏi trở lên;
    • Ranking: top 1%, 5%… sinh viên của khoá,.. (nếu có);
    • Bài báo nghiên cứu được xuất bản (nếu chưa bài nghiên cứu nào được xuất bản thì đưa ra một số bài bản thân đã nghiên cứu).
  • Giải thưởng học thuật, diễn đàn khoa học đã tham gia;
  • Nếu backgrounds của đại học không quá liên quan đến ngành dự định học thạc sĩ sau này, có thể thêm một số khoá học/ chứng chỉ liên quan đến ngành thạc sĩ.

Phần 4: Hoạt động xã hội (Network/ Civil Society Engagement)

  • Phần này tuỳ mỗi người, nhưng mình đưa ra 03 hoạt động nổi bật nhất (do mình tham gia vào 3 tổ chức khác nhau, và mỗi tổ chức mình đều hoạt động lâu và tham gia nhiều dự án trong đó).
  • Không nên đưa vào các kinh nghiệm khá nhỏ, không nổi bật và liên quan lắm như: tham gia hiến máu tình nguyện (trừ khi bạn là trưởng BTC)…
  • Nếu bạn có đưa thông tin trong Form Work/ Leadership Experiences có liên quan đến hoạt động xã hội thì nên đưa vào CV mục này (VD: 01 bản Leadership Experiences mình có ghi là mình có kinh nghiệm làm Leader xxx giờ với vai trò yyy ở tổ chức xã hội zzz thì thông tin đó cần được thống nhất với CV).

Mỗi một hoạt động, mình đều đưa ra chi tiết:* Thời gian, tổ chức tham gia;* Vị trí và vai trò của vị trí đó (nếu trong thời gian dài làm nhiều vị trí khác nhau thì tách ra hai dòng khác nhau);* Mô tả ngắn gọn về tổ chức;* Mô tả ngắn gọn thành tựu/ thành tích của bạn trong tổ chức đó (one main achievement you accomplished within the network/organisation);* Đối với mẫu CV của SISGP thì có thêm mục “SDG most closely related to the work you did at this position” (nôm na là hoạt động của bạn có liên quan đến mục tiêu nào trong 17 mục tiêu phát triển bền vững).

Phần 5: Các Giải thưởng khác (Previous Scholarship, Prizes & Awards)

Đưa ra theo trình tự thời gian hoặc theo nhóm: học thuật, hoạt động xã hội,…

Phần bổ sung: Không có trong mẫu SISGP nhưng có thể thêm vào CV cho các học bổng khác

  • Ngoại Ngữ (Languages): Các bạn nên ghi chú thêm trình độ mỗi ngoại ngữ, nếu có chứng chỉ thì ghi rõ. Ví dụ:
    • English (IELTS 7.5)
    • French (DELF B2)
    • Chinese (Intermediate) (Nếu chưa có chứng chỉ)
  • References: Phần này có thể thêm thông tin người giới thiệu vào.
    • Thứ tự sắp xếp thông tin mình gợi ý: Họ & tên, Học vị (PhD/ MA) (nếu có) – Chức vụ – Cơ quan đang công tác – Số điện thoại – Email;
    • Nếu bạn có nhiều Thư giới thiệu cho nhiều học bổng khác nhau (Ví dụ: Thư giới thiệu liên quan học thuật, Thư giới thiệu liên quan đến nghề nghiệp; Thư giới thiệu liên quan đến hoạt động xã hội), tuỳ học bổng bạn chọn Thư giới thiệu nộp theo yêu cầu tương ứng, thì thông tin Người giới thiệu trong CV của bộ hồ sơ nộp học bổng đó nên nhất quán.

Một số lưu ý:

  • Nội dung:
    • Nếu chuẩn bị CV sớm thì đến lúc nộp cần update thông tin lại;
    • Nên phân biệt giữa CV ứng tuyển công việc và CV ứng tuyển học bổng;
    • Có thể chèn link profile LinkedIn (với điều kiện profile LinkedIn đã được hoàn thiện chỉn chu), không nên thêm các tài khoảng mạng xã hội khác như Facebook, Instagram,…; không nên đưa các mục Interests/ Hobbies vào CV;
    • Các mục trong CV cần sắp xếp theo thứ tự thời gian từ gần nhất trở về trước;
    • Mẫu SISGP không cần chèn hình vào CV; CV nộp các học bổng khác mình cũng không để hình. Tuy nhiên, tuỳ học bổng, tuỳ nước các bạn có thể cân nhắc có để hình vào trong CV hay không;
  • Hình thức:
    • Nên kiểm tra kĩ lại nhiều lần, nhằm tránh sai sót thông tin, lỗi chính tả, lỗi font chữ;
    • Độ dài không quá 2 mặt giấy A4;
    • Font: tham khảo mẫu Europass, hoặc edit các font thông dụng như Arial, Times New Roman, cỡ 10.5-12; riêng mẫu của SI cho SISGP đã định dạng font chữ sẵn;

Làm thế nào để “làm đẹp” CV?

Nếu bạn còn rất nhiều thời gian để chuẩn bị cho việc ứng tuyển học bổng, một số việc có thể “làm đẹp CV” mình gợi ý dưới đây các bạn tham khảo thêm nhé.

  • Học thuật: Làm thế nào nếu điểm học tập không đủ cao, ngành đang làm việc hoặc dự định học thạc sĩ không liên quan gì đến ngành học đại học? Một số gợi ý:
    • Thi các chứng chỉ chuyên ngành. Ví dụ: GMAT (các ngành kinh tế/ kinh doanh), hoặc các chứng chỉ tài chính (CFA, ACCA,…);
    • Tham dự các cuộc thi;
    • Tìm các khoá học liên quan đến chuyên ngành (có rất nhiều khoá học online trên các nền tảng MOOC có thể học free hoặc có financial aid như mình hay học trên Coursera);
    • Nếu đang còn học đại học: cố gắng cải thiện điểm số, bắt tay vào nghiên cứu khoa học,… (cá nhân mình học Ngoại Thương, cuối khoá mình chọn viết khoá luận thay vì viết báo cáo thực tập để nâng cao mảng academics trong CV vì mình không có giải thưởng/ bài xuất bản học thuật nào).
  • Công việc:
    • Các công việc bạn làm nên thống nhất, tránh nhảy các vị trí/ ngành không hề liên quan đến nhau;
    • Những công việc làm nên có điểm nhấn/ thành tựu nhất định (thành tựu ở đây không cần phải quá lớn thì mới gọi là điểm nhấn).
  • Hoạt động xã hội:
    • Hoặc làm leader trong tổ chức nhỏ, hoặc làm thành viên của tổ chức “có tiếng”;
    • SISGP rất chú trọng về khả năng lãnh đạo, bạn nên cố gắng làm vị trí leader trong tổ chức/ chương trình từ nhỏ, đến lớn; hoặc ít nhất bạn có thể tạo ra tầm ảnh hưởng ngay cả khi bạn không phải là “leader” (khái niệm “nhà lãnh đạo không chức danh” các bạn có thể đọc thêm trong quyển sách cùng tên của tác giả Robins Sharma);

Thế là bao nhiêu vốn liếng mình tham khảo, được chỉ dạy, góp ý từ bao nhiêu người để có thể viết ra được “một chiếc CV hoàn thiện” mình đã chia sẻ hết ở đây rồi, hy vọng có thể giúp ích cho các bạn phần nào đó. Phần sau mình sẽ tập trung vào Thư giới thiệu, các Giấy chứng nhận trong bộ hồ sơ nộp SISGP nhé

II. Thư giới thiệu (Letter of Recommendation – LoR)

Như đã trình bày, LoR là đánh giá khách quan của người khác về bạn, bổ sung hoặc củng cố những thông tin trong CV hay SoP. Vậy làm thế nào để có một LoR có uy tín và đánh giá bạn một cách chân thực nhất?

Những LoR mình đã xin:– Học thuật: từ giáo viên trong trường đại học (Một học vị tiến sĩ, một học vị thạc sĩ): hai giáo viên đều là những người đã hướng dẫn mình viết khoá luận tốt nghiệp, hoặc dạy mình nhiều môn;– Nghề nghiệp: từ sếp trực tiếp của mình ở công ty (giám đốc);– Hoạt động xã hội: từ Quỹ học bổng mình tham gia khi còn là sinh viên (giám đốc).

Như vậy, các bạn có thể xin Thư giới thiệu từ rất nhiều người khác nhau: thầy cô trong trường đại học; từ sếp, đồng nghiệp, khách hàng,… trong công việc; từ trưởng nhóm, chủ nhiệm,.. tổ chức xã hội bạn tham gia. Miễn là những người này đủ hiểu về bạn để có thể đưa ra những nhận xét khách quan về bạn nhất.

Một số vấn đề mình đã từng thắc mắc:

– Học vị tiến sĩ, chức vụ trưởng khoa trường đại học; giám đốc công ty có tên tuổi có làm cho LoR của bạn có uy tín hơn không?

Có, có và có; tuy nhiên điều này có thể trở nên phản tác dụng nếu bạn chưa từng làm việc cùng, và chưa biết bạn đủ lâu để có thể hiểu hết về bạn.

– Làm thế nào để liên hệ thầy cô ở trường đại học xin LoR khi đã quá lâu?

Cứ email cho thầy/ cô giới thiệu bạn là ai (sinh viên khoá nào, ngành nào, học thầy/ cô những môn gì), mong muốn xin thư giới thiệu để ứng tuyển học bổng/ thạc sĩ,… nhờ thầy/ cô hỗ trợ.

  • Thế đang học đại học thì làm sao nhờ thầy/ cô viết LoR?

Nên tạo mối quan hệ thân thiết với thầy cô, và cũng ngỏ ý định là thời gian sau em có ý định đi du học/ học thạc sĩ, hy vọng thầy/ cô có thể viết LoR cho em. Những thầy/ cô trực tiếp hướng dẫn khoá luận, báo cáo thực tập sẽ có nhiều thời gian làm việc chung hơn thầy/ cô giảng 1-2 môn trên lớp, nhưng cũng tuỳ trường hợp.

– Nếu không muốn sếp biết là đang nộp hồ sơ đi du học?

Nhờ sếp công ty cũ viết, nếu không có hoặc bắt buộc xin từ công ty đang công tác hiện tại, thì cũng phải …dũng cảm đối mặt thẳng thắn trình bày nguyện vọng thôi, và có thể hy vọng sếp không tiết lộ thông tin cho đồng nghiệp.

– Nếu đã xin LoR từ năm trước mà rớt, năm nay muốn cải thiện hồ sơ viết lại LoR thì có nên xin LoR từ người cũ không?

Câu trả lời là tuỳ, nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người cho LoR thì có thể nhờ viết lại/ cập nhật lại LoR; hoặc không thì các bạn có thể xin từ người khác công ty, khác chức vụ, giáo viên khác.

– Xin LoR trước bao lâu là hợp lý?

Vì LoR phải phụ thuộc thời gian vào người khác khá nhiều, nên câu trả lời là càng sớm càng tốt, khi bạn đã có ý định nộp học bổng nào/ trường nào. Đối với SISGP, LoR phải theo mẫu (và SI chỉ upload lên website vào thời gian nhất định, mình không nhớ chính xác năm của mình khoảng cuối tháng 12 sẽ có mẫu). Nên các bạn có thể hỏi trước người sẽ viết LoR dành thời gian đó để viết LoR, và cố gắng sắp xếp lấy con dấu xác nhận giúp kịp hạn nộp.

– Xin LoR thì thế người khác sẽ viết hết cho mình?

Câu trả lời cũng là …tuỳ, vì thường thầy cô, sếp sẽ khá là bận, có thể sẽ viết cho mình, hoặc là nói mình draft ý trước, sau đó gửi thầy cô đọc lại, chỉnh sửa, ký và gửi lại cho mình.

– Nếu phải draft trước LoR để gửi, thì viết như thế nào?

Thế thì bạn hãy dành thời gian nghía xuống các tips phía dưới mà mình đã lượm lặt được, có khi trầy trật và nhận bao nhiêu feedback không vừa lòng, sửa đi sửa lại thì mới hoàn chỉnh để gửi nè.

Một số tips khi “phải draft” LoR

– CHUNG CHO TẤT CẢ LOR

  1. Bố cục của LoR:
  • Tóm tắt mối quan hệ của người viết LoR và ứng viên: giới thiệu ứng viên, tại sao bạn biết ứng viên (ở đâu & bao lâu), đánh giá phẩm chất quan trọng/ nổi trội nhất của ứng viên
  • Tóm tắt công việc & khả năng :
    • 2 hoặc 3 đoạn tương ứng với phẩm chất
    • Không nên nói quá chi tiết (ví dụ như số bài báo đã đăng, dự án cuối cùng làm gì,…) mà hãy tập trung vào bức tranh tổng quát, nhưng tất nhiên là không quá chung chung
    • Công việc của ứng viên đã có những ảnh hưởng tích cực gì, hoặc khiến bạn ấn tượng nhất?
  • Tóm tắt tố chất/ tính cách :
    • Đưa ra ví dụ, dẫn chứng
    • Ví dụ một số tính cách: hợp tác tốt với mọi người, nhiệt tình – hoà đồng trong công việc, tinh tế quan tâm với các thành viên trong nhóm, nỗ lực hoàn thành công việc,…
  • Đánh giá tiềm năng:
    • Người giới thiệu đánh giá như thế nào về ứng viên – tiềm năng có thể trong tương lai (tốt nhất là liên quan đến tiêu chí học bổng, ví dụ: SISGP – thay đổi tích cực cho xã hội)
    • Tại sao học bổng/ khoá học này lại có thể giúp ích/ hỗ trợ ứng viên
  • Kết luận & đánh giá mức độ phù hợp: Tại sao ứng viên xứng đáng với học bổng này?

2. Kinh nghiệm học hỏi được của mình:

  • Hai LoR nên bổ sung cho nhau, mỗi LoR nêu nổi bật phẩm chất khác nhau, nhưng hai LoR vẫn liên quan đến nhau. Ví dụ: hai LoR đều đánh giá ứng viên chung là có khả năng lãnh đạo, giao tiếp tốt, mạnh về khả năng phân tích và giải quyết vấn đề. LoR1 học tập có thể nói về trong quá trình nghiên cứu bạn này tổng hợp & phân tích dữ liệu rất tốt, rất “eager to accquire new knowledge” và trao đổi tích cực với người hướng dẫn. Trong khi LoR2 có thể nói về trong quá trình làm việc, bạn này mạnh ở việc phối hợp thành viên nhóm để giải quyết vấn đề, giải quyết mâu thuẫn nhóm nhờ giao tiếp với nhau, và đưa ra những giải pháp căn cứ vào phân tích số liệu cụ thể;
  • Mỗi bức thư nên khắc họa 1 phần con người của ứng viên. Những điểm này sẽ xác nhận lại những điều đã viết trong SoP. Vd: 1 bức thư thì nói về khả năng học, những thành tích học tập đạt được, khả năng làm nghiên cứu và tiếp thu kiến thức mới. – 1 bức thư khác thì nói về kinh nghiệm làm việc phù hợp với ngành mà muốn theo học, khả năng ứng dụng kiến thức vào công việc như thế nào, leadership thể hiện trong công việc ra sao;
  • Nên đưa ra 2-3 tố chất nổi bật của bản thân, sau đó CV, LoR và SoP đều xoay quanh những tố chất đó => sự thống nhất trong bộ hồ sơ;
  • “Show, don’t state”. Nên tìm hiểu kĩ thuật “kể chuyện” trong bài viết;
  • Những câu chuyện kể ra phải khách quan, phải đứng dưới góc nhìn của người viết LoR;
  • Không nên khen quá nhiều, khen chồng khen, khen ít mà chất lượng là được;
  • Chú ý tính logic của từng đoạn văn và cả bài, cứ áp dụng mấy skill IELTS writing task 2 vào ấy.

DÀNH RIÊNG CHO SISGP

LoR các bạn phải dùng theo mẫu của SI, thường dạng LoR sẽ là trả lời các câu hỏi liên quan đến ứng viên. Lưu ý: Cần chữ kí của người giới thiệu + con dấu của tổ chức. Mỗi năm sẽ có một mẫu riêng, mình không rõ có giống nhau hay không, nhưng nếu LoR (chung) như ở phần trên các bạn viết ổn rồi thì như mình chỉ cần phân bổ lại các nội dung vào các câu hỏi của LoR mẫu SISGP là được . Các câu hỏi trong LoR các bạn có thể tham khảo:* Tại sao ứng viên xứng đáng với học bổng này (hoặc học bổng này giúp ích gì cho ứng viên trên con đường phát triển học tập & nghề nghiệp)?* Tiềm năng của ứng viên có thể tạo nên những thay đổi tích cực cho xã hội?* Đánh giá tiềm năng và khả năng lãnh đạo của ứng viên đối với sự phát triển của xã hội?

Nói điều này hơi vô nghĩa nhưng người viết LoR của bạn cũng nên “đủ trình” để có thể viết LoR “hoàn hảo” nhất cho những nhận xét dành cho bạn nhen.

III. Giấy chứng nhận

SISGP còn yêu cầu Giấy chứng nhận Kinh nghiệm làm việc (tối đa 3) + Giấy chứng nhận kinh nghiệm lãnh đạo (tối đa 2). Các GCN này theo mẫu của SI từng năm, chủ yếu là điền thông tin thôi, không có gì đáng nói. Nhưng mình có một lưu ý nho nhỏ là khi các bạn xin LoR từ người đang làm việc tại các nơi (ví dụ: công ty, tổ chức xã hội) các bạn cần xin GCN kinh nghiệm làm việc/ lãnh đạo thì các bạn gửi chung để xin chữ ký/ con dấu một lần, tránh mất thời gian.

Thế là đã xong phần “phụ thuộc vào người khác”, nói thì đơn giản vậy chớ do thời gian gấp rút (SI upload mẫu trong thời gian nhất định), phải phụ thuộc vào những thầy/ cô/ sếp rất bận để nhờ viết LoR, kí và xin dấu. Một khoảng thời gian khá là … đau đầu, rồi phải đợi, chờ, hẹn, nhờ. Thế nên, đối với hạng mục giấy tờ này mình chúc các bạn kiên nhẫn và may mắn nhen

HỒI KẾT

Hành trình học bổng không hề dễ dàng, đặc biệt là những học bổng chính phủ danh giá. Như mình đã chia sẻ, mình dành 6 tháng để chuẩn bị bộ hồ sơ, nhưng đằng sau đó, là cả một hành trình. Từ hồi nhỏ, rất lâu rồi, mình đã mong muốn có thể dạo bước trên những con đường cổ kính ở Châu Âu. Mình mê mẩn kiến trúc của những toà lâu đài ở Đức, mình muốn tỉ mẩn khám phá những bảo tàng ở Pháp, mình muốn dạo bước trên những cánh đồng hoa oải hương, mình muốn đạp xe đạp quanh vườn tulips ở Hà Lan, mình muốn đến Thuỵ Điển để tham quan IKEA một lần,… Có lẽ niềm yêu thích với Châu Âu bất tận đã khiến ước mơ đi du học không ngừng lớn lên trong mình. Học ở trường làng, thời gian cấp 3 mình cũng chỉ học và luyện đề thi đại học tiếng Anh, không hề biết đến IELTS là gì. Đến khi học đại học, các bạn bằng tuổi mình đã nhận giải thưởng quốc tế này nọ, đi vi vu khắp nước này nước kia, IELTS 8.0 bạn đã thi từ hồi nào rồi, còn biết thêm tiếng Pháp, Đức, Trung,… từ cấp 2, cấp 3 nữa,… Học cùng những bạn ưu tú như vậy, mình cũng chỉ biết cố gắng không ngừng hoàn thiện bản thân, và cố gắng biến bản thân thành phiên bản tuyệt nhất của chính bản thân mình. Ngay cả khi mình tốt nghiệp đại học và đi làm, mình vẫn không ngừng tích luỹ kiến thức, kinh nghiệm, và cả tài chính để có thể thực hiện ước mơ vào tương lai không xa. Mình nghĩ rằng, từ một xuất phát điểm không có gì nổi bật như mình, mình cũng từng bước từng bước thực hiện ước mơ được, thì không có gì là không thể. Mượn câu nói mình rất yêu thích của một tác giả, mình chúc cho các bạn “lòng có hoa, tay có kiếm, lòng mang đồi núi, mắt chứa sơn hà”, chúc cho bạn luôn vững vàng thưởng thức, kiên trì theo đuổi và hạnh phúc trên mỗi hành trình bạn đi, để rồi đích đến sẽ là những trái ngọt các bạn luôn mơ về.

You should also read: